Créer une régularisation de charges

💰 Créer une régularisation de charges

Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions, il est nécessaire d’effectuer une régularisation afin de comparer les sommes versées par le locataire avec les dépenses réellement engagées.

DOORA DOORA vous accompagne dans ce calcul et génère automatiquement un document clair et professionnel.

Pour commencer, rendez-vous dans le menu Documents, puis cliquez sur Créer une régularisation de charges.

🏠 Sélectionner la location

Choisissez la location concernée.

DOORA DOORA récupère automatiquement :

1. Le logement
2. Le ou les locataires
3. Le bailleur
4. Les provisions déjà enregistrées

Vous travaillez ainsi directement sur les données de votre location.

📅 Choisir la période

Sélectionnez la période à régulariser.

Il s’agit généralement d’une année complète, mais vous pouvez adapter la période selon votre situation.

Le document indiquera automatiquement les dates retenues pour le calcul.

🧾 Ajouter les charges réelles

Saisissez ensuite les dépenses réellement supportées pendant la période.

Par exemple :

1. Eau
2. Chauffage
3. Entretien des parties communes
4. Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
5. Autres charges récupérables

DOORA DOORA totalise automatiquement les montants.

🧮 Calcul automatique

L’application compare automatiquement :

1. Les provisions déjà versées
2. Les charges réellement supportées

Elle calcule ensuite :

1. Le complément à demander au locataire

ou

1. Le remboursement à lui effectuer

Tous les calculs sont réalisés automatiquement afin de limiter les risques d’erreur.

👀 Prévisualiser la régularisation

Avant de générer le document final, DOORA DOORA vous permet de prévisualiser la régularisation de charges.

Cette étape vous permet de vérifier :

1. La période concernée
2. Les charges réellement supportées
3. Les provisions déjà versées
4. Le solde calculé
5. Les informations du locataire et du bailleur

Vous pouvez corriger les montants ou modifier les informations avant de générer le PDF définitif.

📄 Générer le document

Une fois les calculs validés, cliquez sur Générer la régularisation.

Le document reprend notamment :

1. La période concernée
2. Le détail des charges
3. Les provisions versées
4. Le solde final

Vous obtenez un document clair, prêt à être transmis au locataire.

🎨 Personnaliser le document

Comme tous les documents générés par DOORA DOORA, la régularisation de charges peut être personnalisée.

Vous pouvez notamment :

1. Ajouter votre logo
2. Modifier les couleurs
3. Afficher vos coordonnées bancaires
4. Adapter la présentation du document

Vous obtenez ainsi un document cohérent avec votre identité visuelle.

📧 Envoyer la régularisation

Le document peut ensuite être :

1. Téléchargé
2. Imprimé
3. Envoyé par e-mail
4. Partagé dans l’espace personnel du locataire

Toutes les régularisations restent archivées dans votre espace.

📂 Retrouver les régularisations

Chaque document généré est automatiquement conservé.

Vous pouvez le retrouver :

1. Depuis le module Documents
2. Depuis la fiche de la location
3. Depuis la fiche du locataire
4. Depuis la fiche du bien

Vous disposez ainsi d’un historique complet de vos régularisations.

🚀 Et ensuite ?

Votre régularisation de charges est maintenant prête.

Vous pouvez poursuivre la gestion de votre location en générant les différents courriers proposés par DOORA DOORA, comme une lettre de révision de loyer ou une mise en demeure de payer.

👉 Consultez maintenant l’article Créer une lettre de révision de loyer.

💡 Bon à savoir
DOORA DOORA vous aide à fiabiliser vos régularisations de charges en centralisant les informations de votre location et en automatisant les calculs.
Vous gagnez du temps, réduisez les risques d’erreur et conservez un historique complet de toutes les régularisations réalisées.